Jastrzębski magistrat będzie bardziej nowoczesny

Projekt przewiduje dwa spotkania informacyjne dla mieszkańców i dziennikarzy. Pierwsze z nich odbędzie się 27 stycznia o godz. 10.00 w kinie „CENTRUM” (duża sala). Rejestracja uczestników do 25 stycznia odbywa się poprzez formularz na stronie: http://www.madkom.pl/rejestracja-uczestnikow. O dacie drugiego spotkania poinformujemy Państwa niebawem.

- Projekt ma stworzyć warunki pod budowę społeczeństwa informacyjnego, co jest jednocześnie celem unijnym - wyjaśnia Mirosław Klimala, naczelnik Wydziału Informatyki.

- Najważniejsze elementy projektu to uruchomienie w 69 jednostkach miejskich systemu elektronicznego obiegu dokumentów, budowa miejskiej platformy e-usług publicznych zintegrowanych z wdrożonym już systemem SEKAP, wyposażenie w niezbędny sprzęt komputerowy oraz szkolenia i promocja projektu - mówi Grzegorz Szczechowiak, prezes firmy Madkom Sp. z o.o., która reprezentuje Konsorcjum Wykonawców inwestycji: Madkom Sp. z o.o. oraz Rekord Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny umożliwiający elektroniczną rejestrację dokumentów papierowych lub tworzenie dokumentów elektronicznych w systemie, a następnie ich przekazywanie pomiędzy pracownikami zgodnie z obowiązującymi procesami w organizacji.

Miejski Portal e-Usług Publicznych jest portalem umożliwiającym interesantom załatwianie spraw w urzędzie i jednostkach podległych za pomocą sieci Internet. Elektroniczny Obieg Dokumentów w połączeniu z Miejskim Portalem e-Usług Publicznych stanowi kompletne rozwiązanie wpisujące się w ideę elektronicznej administracji publicznej.

- Dostęp do Miejskiego Portalu e-Usług Publicznych możliwy jest za pomocą Internetu. Po zarejestrowaniu w systemie obywatel będzie mógł wypełnić elektronicznie, udostępnione przez miasto, formularze służące załatwieniu danej sprawy. Po przyjęciu przez system formularza użytkownik otrzyma potwierdzenie (tzw. UPO – urzędowe poświadczenie odbioru) oraz identyfikator sprawy. Identyfikator sprawy umożliwi interesantowi śledzenie statusu sprawy przez przeglądarkę internetową po wcześniejszym zalogowaniu się na swoje konto. Każdy będzie mógł sprawdzić, czy jego wniosek wymaga uzupełnienia o kolejne dokumenty, czy jest na etapie rozpatrzenia, czy może już czeka na niego gotowa decyzja – tłumaczy Grzegorz Szczechowiak, prezes firmy Madkom Sp. z o.o., której rozwiązania są wdrażane w Jastrzębiu-Zdroju.

Realizowany projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013. Unia Europejska projekt ten dofinansowuje w 85%. Ogólna jego wartość wynosi 5 884 207,40 zł.

- Bez unijnego dofinansowania nie przystąpilibyśmy do realizacji tego projektu. Byłby on zbyt kosztowny, choć nie ma wątpliwości, że potrzebny - mówi sekretarz miasta Grzegorz Dulemba.

Rozwiązania elektronicznej administracji niosą za sobą szereg korzyści zarówno dla mieszkańców, jak i urzędników.

- Tego typu rozwiązania sprzyjają szybkości załatwiania spraw, racjonalizują obieg dokumentów, a tym samym funkcjonowanie urzędu. System ułatwia określenie odpowiedzialności za sprawę czy kontrolę terminowości jej załatwiania. Elektroniczny obieg dokumentów w połączeniu z portalem dla mieszkańców to dobre narzędzie zarówno z punktu widzenia mieszkańca, jak i kierującego jednostką. Korzyści związane są również z obniżeniem wydatków miasta na bieżącą obsługę administracyjną (papier, tusz do drukarki itd.) – mówi Mikołaj Laguna-Horodniczy, odpowiedzialny za marketing firmy MADKOM S.A.

Wdrożenie zostanie przeprowadzone w przedszkolach, szkołach, komendzie miejskiej straży pożarnej i innych jednostkach podległych Urzędowi Miasta. Dzięki uruchomieniu Miejskiego Portalu e-Usług Publicznych do każdej z jednostek objętych projektem będzie można składać wnioski i dokumenty w postaci elektronicznej.

Od początku grudnia 2011 roku do miejskich jednostek dostarczono: 350 zestawów komputerowych, 74 serwery, 229 urządzeń peryferyjnych, 85 zestawów podpisów elektronicznych. W ramach wdrożenia zostanie przeszkolonych blisko 400 użytkowników systemu.

- Tempo wdrażania projektu jest bardzo szybkie. Mamy na to tylko 4 miesiące. Ale mówimy tylko o etapie realizacji, bo praca nad projektem rozpoczęła się jeszcze w 2007 roku. W 2008 r. powstała koncepcja i studium wykonalności. W 2009 roku złożyliśmy wniosek o dofinansowanie z Unii Europejskiej, a w 2010 podpisaliśmy umowę o przyznaniu środków. W ubiegłym roku oraz obecnie realizujemy już konkretne działania - dodaje Mirosław Klimala.

Koniec realizacji projektu przewidziano w lutym 2012 roku.

- Elektroniczny obieg dokumentów został już wdrożony w Urzędzie Miasta Jastrzębie-Zdrój. Teraz obejmie on 69 innych jednostek. Przy jego wdrażaniu możemy zatem korzystać z już posiadanych doświadczeń. Znamy mocne i słabe punkty procesu wdrożeniowego - wyjaśnia sekretarz miasta.